Zanim przeczytasz poniższy artykuł, pamiętaj – nie ma jednej aplikacji, która będzie odpowiadała wszystkim. To, czy dane narzędzie sprawdzi się w naszym wypadku, zależy od charakteru i trybu naszej pracy, a także sytuacji rodzinnej.
Przygotowałam zestawienie aplikacji, z których sama korzystam, które sprawdziłam wielokrotnie i z którymi chcę zostać na dłużej. Ale mam też pewną cechę – nie lubię poświęcać czasu na rozgryzanie nowych aplikacji, które tylko w opisie autorów wyglądają na ciekawe. Nie wdrażam na siłę nowinek, choć z zainteresowaniem się im przyglądam.
Aha, i jeszcze jedna ważna rzecz – wiem, czego szukam. A to bardzo pomaga!
WIEM, CZEGO CHCĘ
Zanim znalazłam idealne dla siebie aplikacje, zrobiłam rachunek sumienia i zastanowiłam się, jaki charakter (pod względem organizacji) ma moja praca.
I tak:
- Moja praca z jednej strony wiąże się z wyjazdami – jako trener i szkoleniowiec.
- Gdy nie wyjeżdżam, dużo pracuję przy komputerze.
- Wiele zadań pozostaje po mojej stronie lub rozdzielam je podwykonawcom.
- Klienci, z którymi współpracuję, nie zawsze korzystają z narzędzi zewnętrznych do komunikacji zespołowej (typu Asana).
Zatem, jak widzisz, czasem spędzam czas przy komputerze, czasem w pociągu, a czasem w samochodzie. Czasem mam zasięg, ale nie zawsze ? Czasem muszę w trakcie rozmowy telefonicznej sprawdzić kalendarz, ale nie mam przy sobie komputera.
Do tego doszło jeszcze kilka obserwacji:
Lubię mieć informacje zebrane w jednym miejscu, a nie rozsiane po wielu aplikacjach. Wiecznie mam pootwierane w komputerze (na telefonie, na tablecie…) dziesiątki zakładek, w których się gubię. Lubię widzieć postęp w działaniu (odhaczać, przesuwać, widzieć, że się dzieje).
I najważniejsze:
działam i planuję zgodnie z regułą 12-tygodniowego roku. Raz na kwartał przygotowuję (lub aktualizuję) działania na najbliższe 3 miesiące. Tę metodę znajdziesz w książce, którą opisuję tutaj. Pracuję także w blokach, w skupieniu.
DLACZEGO O TYM PISZĘ?
Żeby wprowadzić Cię w to, jak wygląda moja praca i czego w niej potrzebuję. Inaczej może wyglądać praca osoby, która potrzebuje komputera raz w tygodniu, inaczej kogoś, kto prowadzi biznes online. To ma bardzo duży wpływ na wybór aplikacji, które mają nam pomóc w produktywności, a nie przeszkadzać.
Przez lata przetestowałam wiele aplikacji. Do niektórych wracam, o niektórych już zapomniałam. Dzisiaj przedstawiam Ci wybrańców, którzy w 2019 mają mnie wznieść poziom wyżej ? Przedstawiam Ci mój minimalistyczny wybór apek, z których można wycisnąć naprawdę wiele. Przede wszystkim mają być dla mnie użyteczne, intuicyjne, łatwe do integracji z innymi programami.
Oto i one:
PLANER PAPIEROWY
Nie wyłączaj strony, czytaj dalej!
Wiem, kalendarz/planer papierowy to nie aplikacja, ale jego obecność jest tutaj bardzo uzasadniona. Jak wspominałam wyżej, często muszę sprawdzać kalendarz podczas rozmowy telefonicznej. Jeśli nie mam przy sobie komputera, a właśnie prowadzę rozmowę, niewygodnie jest mi sprawdzać kalendarz w telefonie. Dlatego w planerze mam rozpisany ten i następny rok – tak bym zawsze miała dobry widok tygodni i miesięcy. Zapisuję w nich duże wydarzenia (konferencje, szkolenia, wystąpienia itp.), które wymagają ode mnie wyjazdu i zaangażowania czasowego. Dzięki tym notatkom wiem, w których tygodniach powinnam brać na siebie mniej obowiązków.
W planerze papierowym, po widoku terminarza rocznego, rozpisuję dany miesiąc. Na jego początku umieszczam zadania na kolejne cztery tygodnie. Te zadania zostały wcześniej ujęte w 12-tygodniowym planie. Ten plan przygotowuję z kolei na dużych kartach A3.
Dlaczego tak? Ponieważ etap tworzenia planów i ustalania celów zaliczam do prac kreatywnych, a lepiej mi się pracuje, pisząc na kartce.
W planerze papierowym prowadzę także dziennik, habit tracker i odhaczam zadania ustalone podczas 12-tygodniowego planowania.
GOOGLE CALENDAR
Kalendarz online jest łatwiejszy w zarządzaniu – jednym kliknięciem możemy ustalić wydarzenia cykliczne lub współdzielić kalendarze z innymi osobami. Wybrałam kalendarz Google, bo ma wg mnie wszystkie funkcje, które są potrzebne.
Zaznaczam w nim szkolenia, konferencje, konsultacje. Blokuję także czas na pracę w skupieniu (potrzebną np. do przygotowania dokumentów czy napisania tekstu na bloga). Mam możliwość współdzielenia kalendarza lub wybranych wydarzeń z innymi osobami. Mogę dodać kolor wydarzenia (np. wyjazdy zawsze tym samym kolorem), ustawić nawigację itp.
GOOGLE KEEP
https://www.google.com/keep/
Kalendarz Google synchronizuje się także z notatkami Keep, w których zapisuję na szybko zadania do zrobienia lub luźne myśli (ostatnio korzystając z pomocy Asystenta Google).
Notatki Keep często przeglądam i usuwam, żeby zachować w nich jak największą przejrzystość. Korzystam z nich zamiast POST-IT – są chwilową notatką, która powinna być jak najszybciej przeniesiona do odpowiedniej aplikacji.
Google Keep ma jednak dużo więcej możliwości. Możesz w nim tworzyć notatki tekstowe, checklisty, notatki głosowe, dodawać zdjęcia. Możesz katalogować je według tagów i kolorów. Możesz ustawiać przypomnienia, także oparte na lokalizacji, dzięki czemu otrzymasz powiadomienie, gdy znajdziesz się w pobliżu wskazanego przez siebie miejsca. Notatki możesz też udostępniać innym.
GOOGLE DRIVE I ICLOUD
https://www.google.com/drive/
Korzystam z dwóch chmur, w których umieszczam pliki – Google Drive i iCloud. Ten pierwszy z przyzwyczajenia. Ten drugi dlatego, że korzystam z Macbooka i łatwo mi przenosić dokumenty do chmury Appla. Prawdę mówiąc, niedługo powinnam zrobić z nimi porządek i zdecydować się na jedno z tych miejsc.
Tak czy inaczej, przechowywanie w chmurze ułatwia Ci wymianę plików z klientami. Uwalnia też dysk Twojego komputera z nadmiaru danych.
EVERNOTE
www.evernote.com
Na temat Evernote powstanie osobny wpis, bo to olbrzymie narzędzie i za niewielkie pieniądze daje naprawdę świetne rozwiązania. Przyjęło się mówić, że Evernote to notatnik. I tak możesz go traktować. Ten „notatnik” pozwala Ci nie tylko na pisanie (np. ten post powstaje właśnie w Evernote). Dzięki funkcji Web Clipper (Nożyczki Sieciowe) możesz przechowywać w nim strony internetowe lub ich konkretne fragmenty. Załóżmy, że czytasz artykuł i zainteresował Cię szczególnie jeden akapit – w prosty sposób dzięki Nożyczkom Sieciowym możesz go wyciąć i zachować w Evernote.
Zachowując z kolei całe strony, nie musisz się obawiać, czy dana strona będzie za jakiś czas istniała.
Ale to nie wszystko.
Evernote oferuje Ci szablony (począwszy od finansów, po blogowanie, zarządzanie projektami, śledzenie nawyków i wiele wiele innych). Możesz tworzyć także własne szablony notatek i je przechowywać. Możesz dodawać audio, video, zdjęcia, pdf. Do każdej notatki możesz dodawać znaczniki.
Możesz także pracować w Evernote ze swoim zespołem.
Jeśli jeszcze nie próbowałeś, warto spojrzeć na Evernote!
TRELLO
www.trello.com
Na temat tej aplikacji też niedługo powstanie odrębny wpis, bo zdecydowanie jest tego warta.
Trello to aplikacja, która dobrze sprawdza się przy metodzie kanban. Pozwala na utworzenie oddzielnych tablic do każdego projektu. W ramach tablic tworzysz listy – np. Do zrobienia kiedyś; Do zrobienia teraz; W trakcie opracowywania; Oczekuje; Zrobione; Wysłane
Do każdej listy dodajesz kartę, która przedstawia zadanie. Np. „Stworzyć ofertę dla X”. W zależności od etapu realizacji tego zadania, przesuwasz kartę coraz bardzie w prawo, aż zadanie zostanie ukończone.
Do kart możesz dodawać załączniki, linki, komentarze, etykiety.
Mam na Trello tablice do wszystkich projektów, zbieram tam także pomysły do zrealizowania w przyszłości. Dzięki synchronizacji między urządzeniami, mogę z niej korzystać zarówno na na komputerze, jak i na smartfonie.
COSCHEDULE
Tę aplikację opisałam już szerzej tutaj, wciąż jednak podtrzymuję, że jest niesamowitym kombajnem. Coschedule pozwala na planowanie działań online (social media, WordPress, mailing, Evernote i wiele, wiele innych). Wykorzystuję niestety zaledwie część jej możliwości, mam jednak zamiar w najbliższym czasie bardziej się na niej skupić. Polecam tym, którzy tworzą treści online i chcą zapanować nad publikacją treści w social media, mierzyć ich skuteczność i mieć dobry podgląd na ewentualne „dziury” w częstotliwości publikacji.
LISTONIC
www.listonic.com
I na koniec aplikacja, która co prawda nie przydaje mi się do pracy, ale z której korzystam niemal codziennie. Listonic to aplikacja do przygotowywania list zakupów. W szybki sposób pozwala dodać nowe listy, a w nich produkty. Nie chodzę do sklepu z kartkami, mam Listonic w telefonie. Poza tymi funkcjami, aplikacja pozwala jeszcze na przegląd przepisów użytkowników (nie korzystam) oraz na przegląd promocji w różnych sklepach (także nie korzystam).
Oto moje aplikacje, które towarzyszą mi codziennie pozwalają na sprawne i produktywne działanie ? Jestem ciekawa, z jakich aplikacji Wy korzystacie i co możecie polecić? Dajcie znać w komentarzu!
